メールアーカイブを極める

メールアーカイブを活用した企業のメール保存システム

企業にとって電子メールは、電話と同じぐらいよく使われる情報伝達手段です。
従業員同士で業務に関する情報のやり取りを行なったり、取引先や顧客からの問い合わせに対して対応したりする事ができ、迅速に様々な場面に対応出来るようになっています。トラブルが起こった時にはメールを保存しておけば、メールのやり取りによって対策を練る事が出来ます。メールの保存システムを構築するには、メールアーカイブと呼ばれる機能を導入するのが有効です。この機能は、全ての電子メールを保存しておく事が出来ますので、トラブルの対応に活用したり、ユーザーが誤って削除したメールを復元したりといった用途で使えるでしょう。メールアーカイブ機能を導入するには、サービスとして提供されているものを利用するか、サーバにメールアーカイブ機能を実現するソフトウェアをインストールし、システム構築をする事になります。全てのメールを保存する事が出来ますので、管理者はユーザー以外の第三者がそれらのメールを読めないようにする必要があり、メールアーカイブの管理機能では、アクセス制限などの機能が盛り込まれています。これらを使いこなす事によって、高度なシステムを運用していく事が出来ます。

メールアーカイブは、企業の電子メールを保存してくれるシステムの構築に役立ちますが、トラブル解決や復元だけでなく、サーバを新しい物に切り替える際にもバックアップ手段としても使えます。メールアーカイブでメールをバックアップし、サーバを新しい物に切り替えてから、バックアップしたメールを再度戻すといった作業を行う事で保存システムのハードウェア的な更新を行えるようになります。メールアーカイブは、高度な機能を持っていますので、ユーザーにとっても管理者にとっても利便性の高いシステムを構築していく事が可能になります。企業で取り扱われる電子メールの量はかなり多いですので、大容量のストレージに多くのメールを保存していく必要があります。メールアーカイブ用のシステムを構築するのが手間であるのであれば、既にサービスとして提供されているサービスを活用した方がコスト面でも時間的にも有利です。アーカイブには、検索機能で目的のメールを探す機能が搭載されていますので、この機能の高速性は重要な要素になってきます。検索機能が高速であれば、目的のメールを短時間で検索する事が出来ますので、企業にとって欠かせない機能であり、使い方によっては便利です。