メールアーカイブを極める

電子メールのメールアーカイブは裁判所でも採用される

電子メールといえば個人、企業問わず利用されているコミュニケーションツールですが、従来の電子メールでは証拠として採用される際に改ざん等が問題となるケースが多かったのですが、メールアーカイブシステムに改ざん防止機能が搭載されていることで裁判所で利用出来るほどの証拠として価値があるデータとなっています。改ざん防止機能はサーバ側で受信時に行われるので個人や企業が改ざんをすることはほぼできなくなっています。また、これまで文字ベースで行われてきたメールあーカーブが添付されているデータについても対応してきたこともあり、さらに詳しい証拠として採用されるケースが増えています。企業にとってメールは重要な情報の塊ですが、これまでは個人で利用されるケースが多かったようです。しかし、規約を変え、メールデータは企業が利用してもよいデータとして定義をすることでメールをデータベース化し、さまざまな業務上で使える情報源として利用し、また、業務上の問題が発生した祭に証拠として利用するメールアーカイブを導入ことで問題解決を早めることができると期待されており、企業内で取り扱われるメールを受信、送信双方でアーカイブ、インデックス化してすぐに使えるように加工しています。

メールアーカイブシステムは増大するメールの保管場所として利用されていましたが、システムに検索、改ざん防止機能が搭載されることでメールを保存するだけではなく、メールの利活用をできるようにすることが目的に変わってきています。メールは個人の物と考えられてきましたが、会社のアドレスや企業内で取り扱われるメールに限ってメールをアーカイブできるように社内規約を変える企業が増えています。これはプライバシーを重視しながらも、業務で利用するメールはすべて企業のものとするということです。一般的に業務で利用するメールとプライベートを分けることが普通になっていますので問題とならなくなってきています。メールアーカイブシステムは多数の機能を持っていますが、特に改ざん防止機能が重要視されています。メールを保存するにしても改ざんされやすい環境では意味がありません。裁判所へ提出ができるほどの証拠として価値があることが重要です。そのため、電子メールを送受信する際に改ざんされていないと証明できるシステムが増えています。また、検索においてアーカイブされていても瞬時に探し出せる仕組みも搭載されるなど、単に圧縮するだけではないメールをデータベースとして利用することができるシステムとなっています。