メールアーカイブを極める

送受信の履歴開示にも対応するメールアーカイブシステム

メールアーカイブといえばメールサーバの負担を減らす意味で利用されるケースが多かったのですが、メール自体の情報の価値が高まってきたこともあり、ただ単にメールを貯めるのではなく、率先してメール内データを利用する企業が増えています。メールデータはそのままでは利用しづらいですし、改ざんされる可能性がないわけではありません。そこでメールアーカイブシステムの多くは改ざん防止機能を搭載しながら、メールをデータベース化し、いつでも送受信の履歴開示ができるようにしながら、さらにデータとしてのメールの価値を高められています。メールのデータベース化で重要なことは圧縮状態でも検索できることです。大容量のメールを扱う企業が多い中、そのままメールを保管することは無駄が多いと言われており、圧縮することになり、その際、インデックスを付けることでメールサイズを小さく、また、改ざんできないようにしながら検索できる仕組みが搭載されてきています。企業にとっては日常業務において利用しやすいデータとする一方、問題が発生し、警察や裁判所からの履歴を含むメールの提出を依頼されてもスムーズに対応できるシステムの導入を進めており、活用が進んでいます。

業務でのメールは日々さまざまな情報を伝達するために利用が進んでいます。その際、相手とのやり取りだけにメールを利用するのはもったいないと、メールの利活用を進める企業が増えています。メールの利活用については特に検索機能に注目があつまっています。業務において重要な情報が詰まっていることが多いからです。また、メールについては証拠としての価値も注目されてきていますメールは送受信日が履歴として残りますので、改ざん防止などの仕組みを導入すれば裁判所などの開示要求にも答えられる証拠としての価値があります。企業内でも問題が発生した場合にメールを利用して解決する試みも多く行われています。
メールアーカイブシステムはデータの保全が目的で活用されてきていますが、オプション機能としてメールの誤送信を防ぐことができるようになっています。メールアーカイブではメールの送信に際しても保全活動が行われるので、その際、送信する時間を少しずらすことが行われます。そのため、メール発信後、どの程度で実際に会社内から送信させるかが設定できるのです。その間は、メールの取り消し、編集が可能となっていることが多く、誤送信による問題を防ぐ機能もあります。