メールアーカイブを極める

個人情報保護対策にも対応したメールアーカイブの導入

メールアーカイブシステムはさまざまな機能が搭載されてきていますが、特にメールの保護という観点でシステムが組まれてきていることが増えています。メールはプライベート情報の塊でもありますので個人情報保護対策は必須ともいえますが、企業でのメールの場合は就業規則において企業が営業活動をする中でデータベース化することが許されているケースが多くなっています。これは会社の業務を遂行する上で利益になる情報が入っていること、また、業務での問題があった場合に証拠として利用できるようにするためです。メールアーカイブを導入することによってメールをただ保管するだけではなく、効率よく圧縮などをおこなうと同時にインデックスやキーワード設定などを行って引き出しやすくすることも目的となっています。また、圧縮されたメールを個人的に引き出せるようにするシステムも多く、自分のPCやメールサーバからメールを削除した後も見られることからファイルサイズ的にも有利になることが多くなっています。また、受信だけではなく、送信についてもチェックが入るので誤送信を防いだり、送信済みメールから問題を解決するなど、メールを利用してさまざまな問題が解決されています。

企業において、従業員のメールはこれまであまり活用されてきませんでした。それはプライベート情報が詰まっていること、また、個人情報保護対策としてメールは個人で管理させる方針をとることが多かったからです。しかし、業務上利用しているメールであれば就業規約等を変更することで会社側で管理する方針に切り替える企業が増えており、メールアーカイブシステムを導入するケースが増えています。メールアーカイブは送受信されるメールをすべてチェックし、インデックスなど、検索しやすいデータを付加しながらメールを圧縮保存していきます。圧縮されたメールは検索できるのですが、その際、個人のメールアドレスも横断して検索することができます。もちろん、検索する人間は限られているわけですが、これまでのプライベートメールはチェックされないという方針ではなく、会社で送受信されたメール、もしくは会社のメールアドレスについてはチェックできるように変わってきています。特に業務上問題となるケースで証拠としてメールが採用されるケースが増えており、メールの改ざん防止機能も合わせて利用することで信ぴょう性の高いデータや証拠として重要視されてきています。